Het probleem van veel ondernemers is dat elke dag op elkaar lijkt. Er is geen sprake van work-life balans, er heerst dagelijks vermoeidheid en men voelt de nood niet om productief te zijn. We moeten dit dus doorbreken en een systeem vinden om ons time management onder controle te krijgen zodat we productiever, efficiënter en creatiever kunnen werken.

Je taken indelen volgens de urgentiematrix

Als ondernemer zitten we vaak in het kwadrant rechtsboven. We voeren heel de dag door taken uit die belangrijk en dringend zijn. Denk maar aan klanten te woord staan, personeel aansturen, meetings bijwonen, etc. Omdat al onze tijd wordt opgeslorpt door deze taken hebben we geen tijd om bezig te zijn met de taken uit het belangrijkste kwadrant. De taken die belangrijk zijn maar niet dringend. Dit zijn de taken die jouw bedrijf vormgeven. Strategie uitdenken, marketingplan opstellen, prestaties meten, etc. Als er voor deze zaken geen tijd over blijft, dan ben je continu brandjes aan het blussen. Je moet preventief aan bepaalde zaken werken, zodat ze de kans niet hebben om in het kwadrant ‘belangrijk en dringend’ te belanden.

Voorbeeld: een simpel voorbeeld dat uit het leven gegrepen is. Je bent al 5 jaar niet meer bij de tandarts geweest. Op een gegeven moment heb je zo veel tandpijn dat het niet meer te houden is. Op dat moment is een afspraak maken bij de tandarts dringend én belangrijk. Stel dat je jaarlijks op controle was geweest (iets dat belangrijk maar niet dringend is), dan was je misschien niet in deze situatie beland.

Zo zie je maar hoe krachtig het is om preventief aan iets te werken, om te vermijden dat je continu vast zit in het kwadrant links boven.

De mindset van time management

De grootste frustratie bij ondernemers is waarschijnlijk dat ze altijd tijd te kort hebben. We zijn gestart met ondernemen om meer vrijheid te hebben, maar uiteindelijk worden we allemaal slaaf van ons eigen bedrijf. Uiteraard zijn we niet blij met deze situatie. We worden geleefd in plaats van dat we zelf kunnen leven en hebben altijd maar te weinig tijd.

Om dit te veranderen, moeten we een aantal stappen terugnemen. Een situatie als deze wordt gecreëerd door de acties die we nemen. Deze acties worden op hun beurt gestuurd door ons onderbewustzijn, wat dan weer beïnvloed wordt door alles wat we zien in onze omgeving en binnenkomt in ons bewustzijn. In ons onderbewustzijn zit ons paradigma. Daar zitten al onze denkpatronen en gewoontes. Hoe we naar de wereld kijken hangt af van ons paradigma. Als er iets gebeurt, zien we dan meteen het positieve of eerder het negatieve van de situatie? Denken we in bedreigingen of opportuniteiten? Dit alles wordt bepaald door hoe ons paradigma geprogrammeerd is.

Je paradigma wordt geprogrammeerd door je omgeving. Alles wat anderen zeggen, alles dat in je omgeving gebeurt, beïnvloed je paradigma. Vaak zijn dit de overtuigingen van onze ouders die we vanaf de geboorte te horen krijgen. Wat tijd betreft, hebben we vaak de overtuiging: ‘als ik veel geld wil verdienen moet ik druk bezig zijn’.

Op het moment dat je dus tegen jezelf zegt ‘ik wil veel geld verdienen’, ga je overal opportuniteiten zien om dit te verwezenlijken, maar ze gaan je enorm veel tijd kosten.

Jarno

Wanneer je vraagt aan een ondernemer ‘hoe gaat het ermee?’, krijg je zeer vaak het antwoord: ‘goed, we zijn druk bezig’. Nogmaals een bewijs van het feit dat succesvol zijn gelinkt wordt aan druk bezig zijn. Wat beter zou zijn, is dat ons paradigma zegt: ‘als je succesvol wil zijn, dan mag je het niet druk hebben, zodat je helder kan nadenken en strategisch de juiste dingen kan doen’. Als je paradigma zo geprogrammeerd is, zal je overal opportuniteiten zien die ervoor zorgen dat je op een gestructureerde manier geld kan verdienen, zonder dat het al je beschikbare tijd opslorpt.

Om je paradigma te veranderen is er nood aan herhaling. Alles wat je leert rond time management moet je blijven herhalen zodat het in je onderbewustzijn terecht komt. Zolang dat het enkel in je bewustzijn binnenkomt, zal je actie op lange termijn niet veranderen en de situatie al helemaal niet.

Blijf dus herhalen dat succesvol zijn betekent dat je tijd over hebt om aan het grotere geheel te werken. Dat succesvol zijn betekent dat je tijd hebt voor jezelf, je familie en je vrienden. Enkel zo zal je je paradigma kunnen herprogrammeren en de situatie kunnen veranderen. Gebruik hiervoor affirmaties die je dagelijks herhaalt zoals ‘ik ben een meester van mijn tijd’, ‘ik ben succesvol en ik heb massa’s veel tijd’. Vanaf dat deze overtuigingen je onderbewustzijn binnen sijpelen, zal je overal opportuniteiten zien om structureel en op een rustige manier te groeien en succesvol te zijn.

De kracht van doelen stellen

Je paradigma herprogrammeren is stap 1. De volgende stap is het stellen van doelen. Begin steeds bij het einde. Wat is je levensdoel? Wat is jouw ultieme, next-level doel waar je steeds van droomt om het te kunnen bereiken? Daarna kijken we wat minder ver in de toekomst. Wat is je 3 jaar doel? Wat wil je bereikt hebben binnen 3 jaar? Wat is er nodig om je levensdoel te behalen?

Diezelfde oefening maken we vervolgens op een termijn van één jaar en tot slot één kwartaal. Aan je kwartaaldoelstellingen ga je dan to do’s koppelen die ervoor zorgen dat je deze doelstellingen kan behalen. Dit zijn de to do’s die je moet inplannen.

Je baseert je time management dus op de to do’s die je op korte termijn wilt volbrengen. Een goed time management systeem bestaat uit het indelen van jouw dagen in: vrije dagen, focus dagen en bufferdagen.

Alles begint bij je vrije dagen

Je vindt het misschien gek, maar een goed time management systeem begint met het inplannen van vrije dagen. De meeste ondernemers doen dit the other way around. Ze werken lange dagen en blijven werken totdat ze helemaal opgebrand zijn. Pas wanneer hun energiepeil onder 0 zakt, gaan ze actie ondernemen om vrije tijd in te plannen. Op deze manier wordt vrije tijd gezien als een beloning voor het harde werk dat ze de weken daarvoor verricht hebben. Dit is echter niet de juiste manier om je vrije dagen in te plannen. Je zal het misschien zelf al ondervonden hebben maar creatieve ideeën komen meestal tijdens je vrije momenten. Net daarom is het belangrijk om deze vrije dagen op voorhand in te plannen.

Wanneer we een vrije dag achter de rug hebben, bevinden we ons in een creatieve periode. Na een tijdje vallen we terug naar de mechanische periode, waar we alles op automatische piloot doen, om dan uiteindelijk in de reactieve periode te komen waar we in actie schieten bij elke gebeurtenis. We moeten als ondernemer vermijden dat we in de reactieve periode komen.

Wanneer je voelt dat je niet meer in je creatieve periode zit, is het tijd om nieuwe vrije dagen in te plannen. Je moet je niet spiegelen aan andere door te wachten op het weekend, de kerstvakantie of de zomer. Plan jouw vrije dagen in wanneer jij deze nodig hebt om in je creatieve flow te blijven. Vrije dagen zijn blokken van 24 uur. Blokkeer van middernacht tot middernacht in je agenda en houd je ook aan deze planning. Dit betekent dat je geen tijd besteed aan je bedrijf en dus ook geen business gerelateerde zaken gaat lezen of bedenken. Vrije dagen zijn er voor familie, vrienden, hobby’s, etc. Alle bedrijfsgerelateerde zaken blijven aan de kant.

Daarnaast is het ook belangrijk te communiceren naar collega’s wanneer jouw vrije dag plaatsvindt. Zo maak je hen duidelijk dat je op deze dagen niet beschikbaar zult zijn. Ook communicatie met klanten is verboden op deze dagen. Vrije dagen hoeven niet in het weekend te vallen. Denk niet in week- en weekenddagen, maar vrije- en werkdagen. Jij beslist wanneer je deze dagen nodig hebt.

Naast deze wekelijkse vrije dagen, plan je één keer per maand een gouden vrije dag in. Dit is een extra vrije dag die je zo indeelt, dat je er jaren later nog over spreekt. Je kan deze dag situeren binnen één van volgende drie categorieën: selfish, vrienden of familie. Het is belangrijk om elk kwartaal één dag in te plannen die binnen elk van deze categorieën valt.

Het inplannen van focus dagen

Tijdens focus dagen werken we aan de top 3 zaken die resultaat leveren in jouw bedrijf. Dit is niet enkel prospecteren en verkopen maar ook creatieve activiteiten kunnen binnen deze dagen vallen. Het zijn dagen waarop je strategisch gaat nadenken over waar je naartoe wilt met je bedrijf. Net zoals een vrije dag, duurt een focus dag 24 uur. Dit betekent uiteraard niet dat je 24 uur lang bezig bent met je bedrijf. Het betekent dat je een volledige dag uittrekt om de taken uit te voeren die zorgen voor resultaat. Je bent tijdens deze dagen dus niet bezig met ditjes en datjes. Zaken zoals administratie, facturen betalen, telefoontjes plegen, etc. zijn op deze dagen niet aan de orde. Hoeveel focus dagen jij nodig hebt, bepaal je zelf. Dit is erg afhankelijk van welke taken jij onder de noemer van focus dagen ziet. Het belangrijkste is dat je deze, net zoals vrije dagen, op voorhand inplant, volgens een schema dat voor jou persoonlijk werkt.

Wat te doen op een bufferdag?

Het doel van bufferdagen is je voorbereiden op jouw focus dagen. Op deze dagen vervul je alle taken die niet bestemd zijn voor je focus dagen. Er zijn 3 specifieke doelen voor bufferdagen:

1. Orde in de chaos brengen. Dit kan zeer uiteenlopend zijn en kan betrekking hebben tot administratie, gezondheid, legal, relaties, etc.
2. Delegeren. Bufferdagen zijn er om teammeetings te houden waarbij je duidelijk de taken verdeelt onder de teamleden.
3. Administratieve details afhandelen. Hieronder vallen alle taken met betrekking tot boekhouding, planning, onderzoek, etc.

Tot slot zijn bufferdagen er ook voor het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden. Dit kan gaan van het lezen van een boek, tot het volgen van een cursus of het uittesten van nieuwe technologieën.

Wanneer je start met het toepassen van dit systeem, zal je zien dat je de eerste bufferdagen nodig zal hebben om orde in de chaos te brengen. Daarna zal je kunnen overgaan naar het delegeren van zaken, om dan in een derde fase nieuwe vaardigheden te gaan ontwikkelen.

De grootste uitdaging is om al deze dagen in een evenwichtige planning te gieten. Het aantal vrije- focus- en bufferdagen is volledig vrij te kiezen. Wanneer je echter meer bufferdagen dan focus dagen hebt, raad ik je aan om iemand aan te nemen die je kan ondersteunen bij de administratieve taken. Indien je dit niet doet wordt jouw opportuniteitskost te hoog. Een bufferdag kan zowel voor een focus dag, als voor een vrije dag vallen. Op deze manier kan je productiever zijn tijdens focus dagen of extra genieten tijdens vrije dagen.

Tijdens bufferdagen kan er uitzonderlijk gewerkt worden aan focus activiteiten maar enkel als bonus. Deze zaken mogen nooit prioriteit zijn tijdens je bufferdagen. Andersom is echter niet aan te raden. Bufferactiviteiten horen niet thuis in een focus dag.

Geschreven door Jarno De Smet, groeistrateeg